Die elektronische Rechnung kommt Schritt für Schritt für alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD), das Software automatisch auslesen kann.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür zunächst aus.
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF dürfen noch verschickt werden.
- Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss an andere Unternehmen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.
Wichtige Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen versenden, aber empfangen können.
So bereiten Sie sich vor
- Postfach einrichten: eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen.
- Lesen können: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen anzeigen und verarbeiten kann. Viele Programme können das bereits.
- Erstellen können: Klären Sie bis spätestens 2027, wie Sie selbst E-Rechnungen schreiben – über Ihre Software, Ihre Steuerberatung oder ein Online-Tool.
- Archivieren: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht.
Tipp: Sprechen Sie Ihre Steuerberatung an, bevor Sie Software kaufen. Oft gibt es eine passende Lösung, die direkt mit der Buchhaltung zusammenarbeitet. Auch die IHK und die Handwerkskammer informieren regelmäßig zum Thema.